営業日報の自動集計・週次報告を効率化するワークフロー｜Notion・Make・Googleスプレッドシート・Slackを組み合わせた実践レシピ

1. ゴールと前提条件

このワークフローで実現すること

営業担当者が毎日記録する日報データを自動的に集計し、週次や月次での活動報告を効率化するワークフローです。具体的には以下を実現します：

• 日報入力の簡素化：Notionのテンプレートを活用し、営業担当者が素早く日報を記録できる環境を構築
• データの自動集計：個別の日報データをGoogleスプレッドシートに自動転記し、訪問件数・商談数・受注額などを自動集計
• 週次レポートの自動生成：毎週決まった曜日に、自動的に集計結果をSlackに通知
• 上司への報告時間の削減：手動での集計作業を削減し、週次報告にかかる時間を80%削減

このワークフローを導入することで、営業担当者は日報入力にかかる時間を1日あたり約10分削減でき、マネージャーは週次報告の作成時間を約2時間削減できます。

前提となる環境

このワークフローを実装するには、以下の環境が必要です：

• Notion（無料プランでも可）：営業日報の入力・管理用データベース
• Make（旧Integromat）（無料プランでも可、月間1,000オペレーションまで）：ワークフローの自動化エンジン
• Googleスプレッドシート（Googleアカウントがあれば利用可）：データ集計・分析用
• Slack（無料プランでも可）：週次レポートの通知先

各ツールの基本的な操作ができれば、このワークフローは実装可能です。プログラミングの知識は不要です。

2. 全体フローの俯瞰図

このワークフローは、以下の4つのステップで構成されています：

STEP 1：トリガー（日報入力）
営業担当者がNotionのデータベースに日報を入力します。訪問先、活動内容、商談結果、次回アクション等を記録します。

STEP 2：データ転送と蓄積
Makeが定期的（例：1時間ごと）にNotionの新規日報データを検知し、Googleスプレッドシートに自動転記します。このスプレッドシートが全営業メンバーの活動データの集約場所となります。

STEP 3：自動集計と分析
Googleスプレッドシートの関数（SUM、COUNTIF、QUERY等）により、週次・月次の集計が自動的に行われます。訪問件数、商談数、受注金額、進行中案件数などが自動計算されます。

STEP 4：週次レポート通知
毎週月曜日の朝9時（または任意の曜日・時刻）に、Makeが自動的にスプレッドシートの集計結果を取得し、整形されたレポートをSlackの指定チャンネルに投稿します。

この一連の流れにより、営業担当者は「日報を書く」という日常業務を続けるだけで、自動的に集計とレポート作成が完了します。

3. 使用するツールと役割

Notion：日報入力のフロントエンド

Notionは、このワークフローにおいて営業担当者が日報を入力する「フロントエンド」の役割を担います。

主な役割：

• 営業日報データベースの構築と管理
• テンプレート機能による入力の標準化
• 営業メンバー個人の活動履歴の可視化
• 過去の日報検索やフィルタリング

Notionのデータベース機能を使うことで、営業担当者は決まった項目を効率的に入力でき、入力漏れを防ぐことができます。また、個人のワークスペースとしても活用できるため、営業メンバーの受け入れがスムーズです。

Make：ワークフロー自動化のエンジン

Makeは、各ツール間のデータ連携を自動化する中核エンジンです。

主な役割：

• Notionから新規日報データを定期的に取得
• 取得したデータをGoogleスプレッドシートに転記
• スケジュールに基づいて週次レポートを自動送信
• エラー発生時の通知

Makeはビジュアルエディタで処理フローを構築できるため、コードを書かずに複雑な自動化を実現できます。無料プランでも月間1,000オペレーションまで利用可能なため、中小規模のチームなら十分に運用できます。

Googleスプレッドシート：データ集計と分析

Googleスプレッドシートは、全営業メンバーの日報データを集約し、集計・分析を行うデータウェアハウスとして機能します。

主な役割：

• 日報データの一元管理（全メンバー分を統合）
• 関数による自動集計（週次、月次、メンバー別）
• グラフやピボットテーブルによる可視化
• 履歴データの長期保管

スプレッドシートの強力な関数機能（QUERY、SUMIF、COUNTIF等）を活用することで、複雑な集計処理もノーコードで実現できます。

Slack：レポート配信と情報共有

Slackは、集計結果を自動配信し、チーム全体で営業活動の進捗を共有するコミュニケーションツールとして機能します。

主な役割：

• 週次レポートの自動投稿
• 営業チーム全体での情報共有
• レポートに対するディスカッション
• 緊急の通知やアラート配信

Slackに自動投稿することで、メールでの報告と比べて情報の到達率が高く、リアクション機能でフィードバックを得やすくなります。

4. 手順詳細（ステップバイステップ）

STEP 1：Notionで営業日報データベースを作成する

まず、Notionに営業日報を管理するデータベースを作成します。

実装手順：

1. 新規ページを作成：Notionのワークスペースで「新規ページ」をクリックし、「データベース – フル」を選択します。
2. データベース名を設定：「営業日報」や「Sales Daily Report」など、わかりやすい名前をつけます。
3. プロパティを設定：以下のプロパティ（列）を追加します：
   • 日付（Date型）：日報の日付
   • 担当者（Person型またはSelect型）：営業担当者名
   • 訪問先/商談先（Text型）：訪問した顧客名や商談先
   • 活動タイプ（Select型）：「訪問」「電話」「メール」「オンライン商談」などから選択
   • 商談ステータス（Select型）：「初回接触」「提案中」「見積提示」「受注」「失注」などから選択
   • 商談金額（Number型）：想定または確定の金額
   • 活動内容（Text型）：具体的な商談内容や訪問結果
   • 次回アクション（Text型）：次に取るべき行動
   • 次回予定日（Date型）：フォローアップの予定日
4. ビューを整理：デフォルトの「テーブルビュー」のほか、「カレンダービュー」を追加すると、日報を日付ごとに俯瞰しやすくなります。
5. テンプレートを作成：データベースの右上にある「新規」ボタンの横の「▼」から「新しいテンプレート」を選択し、よく使う項目をあらかじめ入力しておきます。

つまづきポイント：

• プロパティの型を間違える：日付は必ず「Date型」、金額は「Number型」にしないと、後の集計がうまくいきません。設定時に型を確認しましょう。
• Select型の選択肢が多すぎる：活動タイプやステータスの選択肢は5〜7個程度に絞り、シンプルにしましょう。

STEP 2：Googleスプレッドシートで集計シートを準備する

次に、Notionから転記されたデータを受け取り、集計するスプレッドシートを作成します。

実装手順：

1. 新規スプレッドシートを作成：Googleドライブから「新規」→「Googleスプレッドシート」で新規ファイルを作成し、「営業日報集計」などの名前をつけます。
2. 「生データ」シートを作成：1枚目のシートを「生データ」とリネームし、以下の列見出しを設定します：
   • A列：日付
   • B列：担当者
   • C列：訪問先
   • D列：活動タイプ
   • E列：商談ステータス
   • F列：商談金額
   • G列：活動内容
   • H列：次回アクション
   • I列：次回予定日
3. 「週次集計」シートを作成：新しいシートを追加し、「週次集計」と名前をつけます。ここに以下の集計項目を配置します：
   • 週の期間（例：2025/01/06〜2025/01/12）
   • 総訪問件数：活動件数の合計
   • 商談件数：商談ステータスが「初回接触」以上の件数
   • 受注件数：商談ステータスが「受注」の件数
   • 受注金額：受注した案件の金額合計
   • 進行中案件数：商談ステータスが「提案中」「見積提示」の件数
4. 集計関数を設定：週次集計シートに以下のような関数を設定します：
   • 総訪問件数：=COUNTIFS(生データ!$A:$A, ">="&B2, 生データ!$A:$A, "<="&C2)
     （B2セルに週の開始日、C2セルに終了日を入力）
   • 受注件数：=COUNTIFS(生データ!$A:$A, ">="&B2, 生データ!$A:$A, "<="&C2, 生データ!$E:$E, "受注")
   • 受注金額：=SUMIFS(生データ!$F:$F, 生データ!$A:$A, ">="&B2, 生データ!$A:$A, "<="&C2, 生データ!$E:$E, "受注")
5. グラフを追加（オプション）：週次推移を可視化するため、訪問件数や受注金額の折れ線グラフを追加します。

つまづきポイント：

• 日付の範囲指定が難しい：週の開始日・終了日を手動で入力するのではなく、=TODAY()-WEEKDAY(TODAY())+1のような関数で自動計算すると便利です。
• 集計関数のエラー：COUNTIFSやSUMIFSは範囲と条件の数を合わせないとエラーになります。慎重に設定しましょう。

STEP 3：Makeでワークフローを構築する（Notion → スプレッドシート）

ここからが自動化の核心部分です。Makeを使って、Notionの日報データを定期的にスプレッドシートに転記する処理を構築します。

実装手順：

1. Makeアカウントを作成：Make公式サイトから無料アカウントを作成します。
2. 新しいシナリオを作成：ダッシュボードから「Create a new scenario」をクリックします。
3. Notionモジュールを追加：
   • 「+」ボタンをクリックし、「Notion」を検索して選択します。
   • アクションは「Search Objects」を選択します。
   • 「Create a connection」をクリックし、Notionアカウントとの連携を許可します。
   • 「Database ID」に、先ほど作成した営業日報データベースのIDを入力します（NotionのデータベースURLの末尾32文字がIDです）。
   • 「Filter」で検索条件を設定します。例えば「Created time」が「過去24時間以内」など。
4. Googleスプレッドシートモジュールを追加：
   • Notionモジュールの右側に「+」ボタンが表示されるのでクリックし、「Google Sheets」を検索して選択します。
   • アクションは「Add a Row」を選択します。
   • 「Create a connection」でGoogleアカウントと連携します。
   • 「Spreadsheet」で先ほど作成したスプレッドシートを選択し、「Sheet」は「生データ」を選択します。
   • 各列に対応するNotionのプロパティをマッピングします：
     • A列（日付）：Notionの「日付」プロパティ
     • B列（担当者）：Notionの「担当者」プロパティ
     • C列（訪問先）：Notionの「訪問先」プロパティ
     • … 以下同様に全プロパティをマッピング
5. スケジュール設定：
   • シナリオの左上にある時計アイコンをクリックします。
   • 「Scheduling」を選択し、実行間隔を設定します（例：1時間ごと、または毎日特定の時刻）。
6. テスト実行：
   • 画面下部の「Run once」をクリックして、動作をテストします。
   • Notionに実際に日報データを1件入力し、Makeが正しく取得してスプレッドシートに転記されるか確認します。
7. シナリオを有効化：
   • テストが成功したら、画面下部の「ON」スイッチをクリックしてシナリオを有効化します。
   • これで自動的に定期実行されるようになります。

つまづきポイント：

• Notion Database IDが見つからない：NotionのデータベースをWebブラウザで開き、URLの「?v=」の前までの32文字の英数字がDatabase IDです。
• プロパティのマッピングミス：Notionのプロパティ名とスプレッドシートの列見出しは完全一致させる必要はありませんが、データ型（日付、数値、テキスト）は合わせる必要があります。
• 重複データの転記：同じ日報が何度も転記されないように、Notionの「Filter」で「Created time」を条件にするか、スプレッドシート側で重複チェックの関数を追加します。

STEP 4：Makeで週次レポートの自動送信を設定する（スプレッドシート → Slack）

最後に、週次で自動的に集計結果をSlackに投稿する処理を構築します。

実装手順：

1. 新しいシナリオを作成：Makeのダッシュボードから「Create a new scenario」をクリックします（STEP 3とは別のシナリオです）。
2. スケジュールトリガーを設定：
   • 最初のモジュールとして「Schedule」を選択します（時計アイコン）。
   • 「Days of the week」で「Monday」を選択し、「Time」を「09:00」に設定します（毎週月曜日の朝9時に実行）。
3. Googleスプレッドシートモジュールを追加：
   • 「+」ボタンから「Google Sheets」を選択します。
   • アクションは「Get a Range of Cells」を選択します。
   • 「Spreadsheet」で集計用のスプレッドシートを選択し、「Sheet」は「週次集計」を選択します。
   • 「Range」に集計結果のセル範囲を指定します（例：A2:F2で最新週のデータを取得）。
4. データを整形する（オプション）：
   • スプレッドシートから取得した生データをSlackで読みやすい形式に整形するため、「Text aggregator」モジュールを挟むと良いでしょう。
   • 例：「今週の営業活動サマリー\n訪問件数：XX件\n商談件数：XX件\n受注件数：XX件\n受注金額：XX万円」のようなメッセージを作成します。
5. Slackモジュールを追加：
   • 「+」ボタンから「Slack」を検索して選択します。
   • アクションは「Create a Message」を選択します。
   • 「Create a connection」でSlackワークスペースとの連携を許可します。
   • 「Channel」で投稿先のチャンネルを選択します（例：#営業チーム、#sales-report など）。
   • 「Text」に、先ほど整形したメッセージを入力します。スプレッドシートから取得した値を埋め込みます。
   • 「Username」や「Icon」をカスタマイズすると、Bot投稿として分かりやすくなります（例：ユーザー名を「営業レポートBot」に設定）。
6. テスト実行：
   • 「Run once」をクリックして動作をテストします。
   • Slackの指定チャンネルに正しくメッセージが投稿されるか確認します。
7. シナリオを有効化：
   • テストが成功したら、「ON」スイッチをクリックしてシナリオを有効化します。
   • これで毎週月曜日の朝9時に自動的にレポートが投稿されるようになります。

つまづきポイント：

• Slackチャンネルに投稿できない：Makeとの連携時に、適切な権限（「chat:write」など）を付与していないと投稿に失敗します。連携設定を見直しましょう。
• 週次集計の範囲がずれる：スプレッドシートの「週次集計」シートで、週の開始日・終了日が正しく計算されているか確認しましょう。月曜日を週の開始とする場合、=TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),2)で計算できます。
• メッセージが読みにくい：Slackのメッセージフォーマットには改行（\n）やMarkdown記法（**太字**など）が使えるので、読みやすく整形しましょう。

5. 自動化前後でどう変わるか（ビフォーアフター）

ビフォー：手動での日報集計と報告

営業担当者の作業（1日あたり）：

• 日報作成：15分（Excelやメールで個別に報告）
• 上司からの確認・修正依頼対応：5分
• 合計：約20分/日

マネージャーの作業（週あたり）：

• 各メンバーの日報をExcelから収集：30分
• 手動でのデータ集計（訪問件数、受注金額など）：60分
• 週次レポートの作成とメール送信：30分
• 合計：約2時間/週

課題：

• 各メンバーの報告フォーマットがバラバラで集計しにくい
• 集計ミスが発生しやすい
• リアルタイムで進捗が把握できない
• 過去データの分析が困難

アフター：自動化ワークフロー導入後

営業担当者の作業（1日あたり）：

• Notionへの日報入力：10分（テンプレートで効率化）
• 上司からの確認依頼：ほぼなし
• 合計：約10分/日（50%削減）

マネージャーの作業（週あたり）：

• データ収集・集計：自動化により0分
• Slackで配信された週次レポートの確認：5分
• 必要に応じて追加分析：15分
• 合計：約20分/週（約90%削減）

改善効果：

• 時間削減：営業チーム全体で週あたり約2.5時間の削減（5人チームの場合）
• ミス削減：手動集計によるミスがゼロに
• リアルタイム性向上：スプレッドシートでいつでも最新の進捗を確認可能
• データ活用：過去データの蓄積により、トレンド分析や予測が可能に
• 透明性向上：全メンバーの活動が可視化され、チーム内での情報共有が促進

メンバー間の共有のしやすさ

従来のメール報告では、情報が各メンバーの受信箱に分散してしまい、「先週のあの情報、どこにあったっけ?」という状況が頻発していました。

自動化後は、全ての日報データがNotionとスプレッドシートに一元化され、週次レポートもSlackの特定チャンネルに集約されるため、情報の検索性と共有性が大幅に向上します。

6. 応用・拡張アイデア

このワークフローは、さらに以下のような拡張が可能です：

1. ChatGPT APIで週次レポートを自動要約

Makeのシナリオに「OpenAI」モジュールを追加し、週次の活動データをChatGPT APIに送信することで、自動的に要約コメントを生成できます。

例：
「今週は訪問件数が先週比120%と好調でしたが、受注率は15%と若干低下しています。商談のクロージング強化を推奨します。」

このような洞察コメントを自動生成し、Slackのレポートに追加することで、マネージャーの分析負担をさらに削減できます。

2. 通知方法をSlackからメールに変更

Slackモジュールの代わりに「Gmail」モジュールを使うことで、週次レポートをメールで送信することも可能です。経営層など、Slackを使わないメンバーへの報告に便利です。

3. Notionの代わりにGoogleフォームで日報入力

営業メンバーがNotionに慣れていない場合、Googleフォームで日報を入力し、回答を自動的にスプレッドシートに蓄積する方法もあります。この場合、STEP 3のNotionモジュールは不要になり、直接スプレッドシート内でデータ処理を行います。

4. 個人別のパフォーマンスダッシュボード作成

Googleスプレッドシートに「メンバー別集計」シートを追加し、各営業担当者ごとの訪問件数、受注率、目標達成率などを自動計算します。Looker Studio（旧Google Data Studio）と連携すれば、リアルタイムダッシュボードも構築できます。

5. 異常値アラートの追加

Makeのシナリオに条件分岐を追加し、「今週の訪問件数が平均の50%以下」「受注がゼロ」などの異常値を検知した場合に、マネージャーに個別通知を送る機能を追加できます。

6. CRM（Salesforceなど）との連携

既にSalesforceやHubSpotなどのCRMを使っている場合、Makeを介してNotionの日報データをCRMに同期することも可能です。これにより、営業活動と顧客管理を完全に統合できます。

7. よくある質問・つまづきポイントQ&A

Q1: Makeのシナリオが実行されない / トリガーが発火しない

A: 以下を確認してください：

• シナリオが「ON」になっているか：画面下部のスイッチを確認します。
• スケジュール設定が正しいか：時計アイコンから設定を再確認します。
• Notionのフィルター条件：「Created time」の条件が厳しすぎると、データが取得されません。テストとして条件を緩めてみましょう。
• Makeの無料プラン制限：月間1,000オペレーションを超えていないか、ダッシュボードで使用量を確認します。

Q2: スプレッドシートに同じデータが何度も転記される

A: Notionの「Search Objects」モジュールで、毎回同じデータを取得している可能性があります。

• 解決策1：Notionのフィルターで「Created time」を「過去24時間以内」など、直近のデータのみを取得するように設定します。
• 解決策2：スプレッドシート側に「日報ID」列を追加し、Makeのシナリオに「重複チェック」ロジックを組み込みます（「Get a Row」で既存データを検索し、存在しない場合のみ追加）。

Q3: Slackに投稿される週次レポートの数値がおかしい

A: スプレッドシートの集計関数に問題がある可能性があります。

• 確認ポイント1：週の開始日・終了日が正しく計算されているか、「週次集計」シートで確認します。
• 確認ポイント2：COUNTIFSやSUMIFSの条件が正しいか（例：「受注」という文字列が完全一致しているか）を確認します。
• 確認ポイント3：「生データ」シートに空白行や重複データがないか確認します。

Q4: NotionのDatabase IDがわからない

A: NotionのデータベースをWebブラウザで開き、URLを確認します。

• URL例：https://www.notion.so/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx?v=yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy
• 「?v=」の前の32文字の英数字（xの部分）がDatabase IDです。
• コピーしてMakeの「Database ID」フィールドに貼り付けます。

Q5: 営業メンバーがNotionに日報を入力してくれない

A: これは技術的な問題ではなく、運用上の課題です。以下の工夫が有効です：

• 入力を簡単にする：テンプレートを活用し、選択肢（Select型）を多用して、テキスト入力を最小限にします。
• リマインダーを設定：Slackで毎日18時に「今日の日報を入力してください」とリマインドするBot（Makeで実装可能）を追加します。
• メリットを明確にする：「日報を入力するだけで、週次報告が自動化されます」と伝え、営業メンバー自身の負担が減ることを強調します。
• 段階的に導入：最初は1〜2人のメンバーで試験導入し、効果を実感してもらってから全体展開します。

Q6: エラーが発生した時に気づけない

A: Makeのシナリオに「エラーハンドラー」を追加することで、エラー発生時に通知を受け取れます。

• 各モジュールの右クリックメニューから「Add error handler」を選択します。
• エラー時のアクションとして「Slack」モジュールを追加し、指定チャンネルにエラー内容を投稿するよう設定します。
• これにより、ワークフローが止まったことに即座に気づけます。

8. まとめ：まずどこから着手すべきか

このワークフローは、いきなり全てを実装する必要はありません。以下のように段階的に導入することをおすすめします：

フェーズ1：Notionでの日報入力を開始（1週間）

まずはNotionに営業日報データベースを作成し、営業メンバーに日報を入力してもらう習慣を作ります。自動化は後回しにして、まずは「Notionに情報を集約する」ことに集中しましょう。

この段階では、手動でNotionからデータをエクスポートし、Excelで集計しても構いません。重要なのは、営業メンバーが日報入力に慣れることです。

フェーズ2：Notion → スプレッドシートの自動転記（2週間目）

Notionでの日報入力が定着したら、Makeを使ってスプレッドシートへの自動転記を実装します。STEP 3の手順に従って、1日1回（または1時間ごと）の自動転記を設定しましょう。

この段階で、集計作業の大部分が自動化され、営業活動の全体像がリアルタイムで把握できるようになります。

フェーズ3：週次レポートの自動配信（3週間目）

データの自動転記が安定稼働したら、STEP 4の週次レポート自動配信を追加します。最初は月曜日の朝だけでなく、金曜日の夕方にも「今週の中間報告」を配信するなど、チームのニーズに合わせて調整しましょう。

フェーズ4：応用機能の追加（4週間目以降）

基本的なワークフローが定着したら、ChatGPT APIによる要約生成や、個人別ダッシュボードの作成など、応用機能を追加していきます。

最初の一歩：今日やるべきこと

このワークフローを導入するために、まず今日取り組むべきことは以下の2つです：

1. Notionに営業日報データベースを作成する（所要時間：30分）
2. 営業メンバー1〜2名に試験的に日報を入力してもらう（所要時間：10分/日）

まずはこの2つから始めて、営業日報の自動化への第一歩を踏み出しましょう。自動化によって削減された時間を、より本質的な営業活動に充てることで、チーム全体の成果が向上していくはずです。

このワークフローがあなたの営業チームの生産性向上に役立つことを願っています。不明な点があれば、各ツールの公式ドキュメントやコミュニティフォーラムを活用しながら、一つずつ解決していきましょう。